كتاب مهارات إدارة المؤتمرات

كتاب مهارات إدارة المؤتمرات
الاتجاهات ومعايير الجودة في ادارة المؤتمرات
2012-2013
للاستاذ الدكتور / محمد عبد الغنى حسن هلال
الناشر / مركز تطوير الاداء والتنمية للنشر والتوزيع

تلعب المؤتمرات بانواعها وأنماطها المختلفة دوراً هاماً في ادارة المنظمات والمجتمعات المختلفة ، حيث تتاح الفرصة للمشاركين فيها للحوار والمناقشة وتبادل وتفعل الأفكار بين المشاركين في الموضوعات والقضايا أو المشاكل اتي يناقشها المؤتمر. وغالباً ماتركز المؤتمرات علي القضايا أو الموضوعات الهامة ذات الـتأثير علي المجتمع او المنظمة ، والتي غالباً ايضاً ماتكون مرتبطة بظاهرة أو بظروف خاصة وذلك بهدف العمل علي التوصل إلى مقترحات أوقرارات أو آراء أو توصيات مناسبة مع العمل على الالتزام بها.
ويمثل نشاط المؤتمرات بصفة عامة احد اهم وسائل الإتصال الفاعلة وذات التأثير في حركة المنظمة والمجتمع ، ويعتبر هذا النشاط الاتصالي من أهم الأنشطة التي تقوم بها الجهات المختلفة لتحقيق أهدافها ونشر رسالتها المؤتمرية والفكرية . وتقوم فكرة تنظيم المؤتمرات علي مناقشة وتبادل الأفكار بين الأعضاء المشاركين حول قضية أو موضوع أو مشكلة أو ظاهرة ترتبط بظروف معينة وذلك بقصد التوصل إلى قرارات أو آراء أو توصيات مناسبة مع العمل على الالتزام بها. كما تعمل المنظمات والهيئات الداعية او المشاركة في المؤتمر علي مناقشة وبحث السياسات والبحوث المبتكرة أو الحديثة في تعرض النتائج التي يتوصل إليها المشتركون.
وتعتبر مثل هذه الأنشطة عملية هامة بالنسبة للعديد من الأطراف ذات الصلة المباشرة وغير المباشرة بموضوع المؤتمر ،وقد يتم الاتفاق بين المسئولين عن المؤتمرات وبعض الجهات البحثية أو بعض الجهات الحكومية للمساعدة في دعم تلك المؤتمرات.
ويمثل المحتوي العلمي للكتاب عن تنظيم وادارة المؤتمرات مرجع بالنسبة للقاريء العربي والمكتبة العربية ليكون دليلاً علمي وعملي ،والتي نرجو ان تكون مساهمة من في تطوير الأداء العملي للعاملين في مجال العلاقات العامة بصفة عامة والعاملين في اعداد وتنظيم المؤتمرات بصفة خاصة.

المحتويات:
الفصل الأول ...المؤتمرات والمفاهيم التعاريف:
اولاً ... تعريف المؤتمر .
ثانياً... أهمية المؤتمر .
ثالثاً ... العوامل التى ساعدت على الاهتمام بإقامة المؤتمرات .
رابعاً ... انواع المؤتمرات :
1-طبقاً للنطاق الجغرافي او مكان انعقاد المؤتمر.
2-طبقاً لموضوع المؤتمر.
3- طبقاً لدورية المؤتمر.
4- وفقا لتخصص المؤتمر.
5- وفقاً للإعتبار المادي.

الفصل الثاني...الوظيفة الإدارية للمؤتمرات:
أولاً… الوظيفة الاتصالية للمؤتمر.
ثانـيـاً...الوظيفة التفاوضية للمؤتمر.
ثالـــثـا...ًالوظيفة الابتكارية للمؤتمر .
رابـعاً الوظيفة الديموقراطية والتشاورية للمؤتمر
سـادســاً... الوظيفة القيادية للمؤتمر .
ســابعــاً... وظيفة التحليل واتخاذ القرار للمؤتمر .
ثـامــنـا...ًالوظيفة التعليمية والتطويرية للمؤتمر.

الفصل الثالث...الإعداد والتجهيز للمؤتمرات:
اولاً.... القواعد الأساسية لعقد المؤتمرات:
1- التخطيط للمؤتمر .
2- تنظيم المؤتمرات.
ثانياً ... القواعد الفنية لتنظيم المؤتمرات .
ثالثاً ... القواعد التنظيمية لتنظيم المؤتمرات :
1- الأمانة العامة.
2- اللجنة التحضيرية أو اللجنة العامة وتضم:
 سكرتارية المؤتمر.
 اللجنة التنظيمية.
 لجنة المراسم والعلاقات.
 اللجنة الإعلامية.
 اللجنة العلمية.
 اللجنة التنفيذية .
ثالثاً... التحضير للمؤتمر.
خامساً ... التخطيط والإعداد الفنى للمؤتمر :
1- التعرف على الهدف من المؤتمر.
2- تحديد الأعضاء المدعوين للحضور.
3- إعداد جدول الأعمال.
4- التخطيط والإعداد الإدارى للمؤتمر:
 الدعوةللمؤتمر.
 إعداد ملف المؤتمر .
 إعداد مكان المؤتمر.
5. السكرتارية والخدمات الإدارية.
6- المركز الإعلامي للمؤتمر.
7- استخدام الانترنت في تنظيم المؤتمرات.
8- المطبوعات .

الفصل الرابع ...مهارات إدارة المؤتمر:
أولاً... الافتتاح والتقديم لأعمال المؤتمر .
ثــانــيـاً... تحفيز الأعضاء على المشاركة.
ثــالــثــاً...إدارة الوقت.
رابعـا...ًإدارة الحوار والمناقشات.
خامساً...تحقيق السيطرة على الاجتماع.
سادساً إجراءات سير الاجتماع.
سابعــا...ًمهارة عرض المشكلة على الاجتماع.
ثـــامـنـاً... مهارات استخدام المعينات البصرية.
تـاسعاً...إرشادات عامة لإدارة الاجتماعات.

الفصل الخامس...ادارة الجودة في أعمال المؤتمر ومراجعة اجراءات ادارة المؤتمر:
1- معاييرموقع مكان انعقاد المؤتمر.
2- معاييرامكانات وتسهيلات مكان انعقاد المؤتمر.
3- معاييرخاصة بالاتصال بالمسئولين عن مكان انعقاد المؤتمر .
4- متطابات خاصة بعملية الانتقال من والى مكان اعقاد المؤتمر.
5- معاييراماكن اقامة ضيوف المؤتمر.
6- تطلبات خاصة بالضيافة والاعاشة .
7- معاييرالاستقبال والمغادرة.
8- معاييرخاصة بالمدعوين والمشاركين.
9- معاييرخاصة بالمتحدثين .
10- معاييرالمنصة الرئيسية.
11- معاييرخاصة بالمواعيد.
12- معاييرخاصة بعملية التسجيل.
13- معاييرخاصة بالوجبات.
14- معاييرخاصة بالقاعات المنعقد فيها المؤتمر .
15- معاييرخاصة بالتجهيزات التقنية.
16- معاييرخاصة بالمطبوعات.
17- معاييرخاصة بالأحداث المصاحبة للمؤتمر مثل المعارض.
18- معاييرخاصة بالبرامج السياحية والترفيهية.
19- معاييرخاصة بوسائل الاعلام.
20- معاييرخاصة بالطوارىء .
21- ميزانية المؤتمر.
22- معاييرخاصة بالجلوس في قاعات المؤتمر.
23- منطلبات إعداد الدعوات الخاصة بالمؤتمر .
24- عناصر ضرورية في بطاقة الدعوات.

الاتصال بمركز تطوير الأداء للنشر والتوزيع ( ديبك للنشر والتوزيع )
133 ش جسر السويس – أمام التجنيد – مصر الجديدة – القاهرة – مصر
ت 26344362-22412470
موبيل: 0127777846 - 0123118664
[img][/img][img][/img]